It-fagsystem via SKI’s dynamiske indkøbssystem – det bedste fra begge verdener

 Case

Svendborg Kommune stod overfor at skulle have en ny kontrakt på løn- og vagtplansystemet.

Ved brug af et nyt dynamisk indkøbssystem og med projektledelse fra C.Hardam fik Svendborg Kommune en god proces, god indsigt i løsninger på markedet, en konkurrenceudsættelse indenfor tidsrammen, forbedret funktionalitet og bedst mulige pris i den nye kontrakt.

Laila drev projektet fra udbudsstrategi, behovsafdækning, valg af procesform, udarbejdelse af udbudsmateriale og konkurrenceudsættelse på SKIs nye it-platform til kontraktindgåelse og opstartsaktiviteter.

Procesvalg

Det typiske procesvalg til udbud af de større kommunale fagsystemer er enten EU-udbud eller en direkte tildeling via SKI 02.19. EU forhandlingsudbud kan give en dybdegående og god proces men er ofte meget ressourcekrævende. Den direkte tildeling derimod er ”nem og hurtig” men giver ikke mulighed for konkurrence på hverken pris eller kvalitet til den konkrete opgave.

SKI’s nye dynamiske indkøbssystem 02.19 (DIS) var lanceret for nylig og vakte nysgerrighed ift. at komme omkring ulemperne ved de ”klassiske” procesvalg, og efter et nærmere kig på SKIs nye platform samt dialog med markedet faldt valget på 02.19 DIS som anskaffelsesform. Det gav os mulighed for en målrettet og fleksibel konkurrenceudsættelse med fokus på kommunens egne behov og med lavere ressourceforbrug end et EU-udbud – det bedste fra begge verdener.

Læs nedenfor kort om hvad Svendborg Kommune fik ud af projektet, samt et par tips til overvejelse omkring brug at den nye platform.

Fordele

– Mulighed for at kombinere standard krav med egne krav
– Systemdemonstrationer som del af evalueringen
– Tildelingskriterier kan tilpasses opgaven
– God dialog med leverandører
– Brug af SKI’s standardmateriale med mulighed for tilpasning
– Automatisk dokumentgenerering via platformen

Udfordringer

– Platformen er et omfattende værktøj, som kræver at materiale og temaer sammensættes og formidles i et andet format til projektgruppens fagpersoner
– Prismekanismerne er avancerede og kræver god indsigt

Resultater

– Bedste løsning til bedste pris
– Forbedret systemunderstøttelse og funktionalitet
– Dybdegående behovsafdækning og dokumentation til kunden
– Værdiskabende dialog med leverandører

Tips og anbefalinger

– Overvej balancen mellem SKI-standard og egne krav
– Tag højde for tildelingskriterierne når du laver egne krav
– Brug teknisk dialog aktivt
– Vurder behov for udviklingssamarbejde i kontraktperioden
– SKI krav til implementering og uddannelse kan med fordel tilpasses